苏州市社区档案管理实施意见

关于印发《苏州市社区档案管理实施意见》的通知

各市、区档案局、民政局（社会事业局）、体改办（发展计划局）：

　为加强社区档案工作，规范社区档案管理，提高社区居委会的建档质量，现将《苏州市社区档案管理实施意见》印发给你们。请结合工作实际，认真贯彻落实，使社区档案工作为社区三个文明建设和广大居民提供更好的服务。

　附件一：《苏州市社区档案管理实施意见》

　附件二：苏州市社区档案文件材料归档范围及保管期限表

　附件三：苏州市社区档案管理合格标准（试行）

　　                                               苏州市档案局

                      苏州市民政局

                        苏州市经济体制改革办公室

                        二○○四年二月二十三日

附件一：

苏州市社区档案管理实施意见

　为加强和规范我市社区档案管理，有效的保护和开发利用社区档案资源，更好地为城市建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》等有关法律法规和省民政厅、省档案局制定的《江苏省社区档案管理暂行办法》，结合我市社区档案工作实际，特提出以下实施意见。

　本实施意见适用于苏州市行政区域内的社区党组织、居委会及其他组织。各类社区组织应结合各自实际情况，将工作中形成的文件材料等，按照《档案法》规定和本实施意见进行收集、归类、整理。

第一条　社区档案

　社区档案是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居委会以及社区群团组织在居民自治等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史纪录。

第二条　档案管理体制

　1、各级档案部门和民政、体改部门应加强对社区档案工作的监督指导，将档案工作纳入社区建设内容，并以实施意见的要求进行检查。

　2、各街道办事处应切实加强社区档案工作，纳入社区建设规划，列入工作考核范围，明确分管领导和专门工作人员，落实责任，解决好社区档案工作的经费、装具设施等实际问题，使档案工作与社区各项建设同步协调发展。

　3、社区档案应实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用。任何部门和个人不得将档案据为己有。

　4、社区档案工作应做到“四有”：有人管，有制度，有橱柜，有档案。

第三条　文件归档工作

　1、社区档案工作应建立归档制度，明确归档范围、归档时间和归档要求。

　（1）归档时间：文书类文件材料一般按年度归档整理，本年度档案在次年的六月底前归档；声像类材料由拍摄者、制作者在拍摄、制作后一个月内向档案室移交；电子文件一般在办理完毕后三个月内整理归档。

　（2）归档要求：归档的文件材料必须齐全完整；材料字迹工整，用纸用笔用墨符合归档要求；文件排列有序、备考表填写清楚，装订整齐、无金属物。应归档的声像材料底片与照片相符，图像清晰，声音清楚，并附有文字说明。应归档的电子文件需长期保管的，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件归档。

　2、归档范围：社区党政群团组织建设方面的材料；社区居民自治方面的材料；军、警、机关、企事业单位共驻共建方面的材料；社区服务、医疗卫生、文教、治安、环境等活动方面的材料；财务、财产管理方面的材料；反映社区活动方面的照片等声像材料；基建、设施设备方面的材料；荣誉证书、奖牌锦旗、纪念品等实物。（详见附件二）

第四条　档案整理

　1、整理原则：社区档案的整理本着“简化整理、深化检索”的原则进行，保持文件材料之间的有机联系。

　2、门类设置：社区档案一般由文书档案、声像档案、电子档案、实物档案四大门类、载体组成。文书档案设党群工作、社区自治管理、社区服务、医疗卫生、社区文教、社区治安、社区环境、其他类八类；声像档案分为照片、录音录像两类。社区文书档案分类可根据档案的数量增建或合并类目。

　3、整理方法：

　（1）文书档案整理应做到区分类别、区分年度、区分保管期限，保管期限分为长期和短期两种。

　（2）声像档案可以跨年度，将具有保存价值的照片、底片（若是数码相机拍摄无底片，须刻录光盘保存）、录音录像带按活动专题及时间顺序组合，照片、录音录像带需配有文字说明。

　4、编目编号、装盒

　文书档案按照《苏州市〈归档文件整理规则〉实施细则》进行整理编目，文件材料以件装订，文件上端空白处加盖归档章，同一类别、同一年度内的文件可以按照保管期限排列，并且按照保管期限分别采用小流水编号。同一类别同一年度的文件材料较少时，可以装一盒，文件较多时，可以分保管期限装盒，文件装盒是要做到长期在前，短期在后。卷盒背脊上填写类别名称（即机构问题）及盒内“长期”文件起止号、“短期”文件起止号。最后打印出“归档文件目录”。

　声像档案中照片、底片、录音录像带按时间顺序排列，编流水号，具体到张（盒）。。

　实物档案按时间顺序编流水号，在实物背面贴小标签，并编写案卷目录。

第五条　档案的保管利用

　1、社区档案人员应充分利用计算机进行档案资料管理，建立必要的档案目录数据库，以方便档案的利用。

　2、社区应配置专用的档案柜存放档案资料，做到安全、保密、避免丢失，并有防盗、防火、防虫霉、防尘、防潮等措施，有条件的社区可以设置专门的档案用房。

　3、社区档案人员应根据《苏州市社区档案文件材料归档范围和保管期限表》的规定，对到期档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，要征得有关部门同意，编制销毁清册，报请单位领导和上级主管部门批准后予以销毁。

　4、档案人员调离时，必须办理交接手续。

　5、社区档案室可根据实际需要编制必要的检索工具，积极主动提供档案为社区各项工作服务。

第六条　各单位应使用由江苏省档案局统一监制的无酸卷皮（卷盒）

附件二：

苏州市社区档案文件材料归档范围及保管期限表

　　一、文书档案

　（一）党群工作类

　1、社区党组织成立材料、组织网络、名单、换届选举请示、批复长期

　2、党建工作计划、总结、目标责任书、会议文件、会议记录长期

　3、党员活动、管理制度、党员统计表、名册；发展党员计划、积极分子考核材料长期

　4、先进党支部、党员表彰材料，党员教育培训等活动材料。长期

　5、社区统战工作、双拥工作方面的材料长期

　6、社区关于武装、民兵组织、预备役人员登记名册、民兵代表会议材料长期

　7、社区群团事务，科协、妇联、关工委、青少年协会、残疾人协会等的计划、总结、机构人员名册、工作台账及各类活动记录短期

　（二）社区自治管理类

　1、社区简介、概况、辖区平面示意图、自治章程、各种制度、岗位职责、办事程序长期

　2、社区机构成立、更名及居委会换届选举材料长期

　3、社区居委会工作目标、计划、总结、专题报告、典型调查、经验交流材料长期

　4、社区居委会大事记、工作记录、办公会议记录、基本情况统计表 长期

　5、社区居委会组成成员、居民代表名单，社区居民（代表）大会、议事会会议记录长期

　6、社区重大活动、重要事件形成的材料，争先创优方面的材料 长期

　7、各级党政机关领导、人大代表、政协委员视察社区工作的讲话、题词等；报刊、电台关于本社区的报道材料长期

　8、向有关部门反映社区居民意见、建议及反馈意见短期

　9、社区志愿者队伍名单及活动记录短期

　10、社区居委会财务收支一览表等明细记录短期

　（三）社区服务类

　1、社区服务站开展的有关服务项目材料长期

　2、社区养老保险、优抚、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、统计报表长期

　3、社区老年人服务材料（高龄证、老年证办理、各类慰问活动）短期

　4、开展社会救助、福利服务、下岗人员、就业困难人员名册、再就业、便民利民服务活动记录、网点设施建设材料短期

　5、上级下发的关于社区服务的文件短期

 （四）社区医疗卫生类

　1、60岁以上老人健康、登记表及统计表 长期

　2、社区卫生服务站规章制度、医护人员资格证书长期

　3、计划生育工作计划、总结、台账、基本情况统计表、上级关于计划生育工作的文件， 对计划生育的处理结果 长期

　4、卫生工作计划、总结、报告、统计表短期

　5、社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、卫生防疫工作的文件材料短期

　6、健康教育小组活动记录、台账短期

　（五）社区文教类

　1、文化室制度、图书资料室制度及图书资料名册、文化兴趣小组、居民公约及文化活动记录短期

　2、社区宣传教育工作的计划、总结、报告短期

　3、社区文化展览材料短期

　4、思想政治宣传教育、科普宣传教育、社会公德教育、青少年校外教育等各类宣传教育记录和活动记录短期

　5、创建文明社区、五好家庭、特色家庭、文明楼栋记录短期

　（六）社区治安类

　1、社区居民户籍、人口普查登记表以及流动人口情况登记表、名册、统计表长期

　2、社区民警简介、民警职责长期

　3、社区治安综合治理工作计划、总结、专题报告、统计表、典型经验材料长期

　4、综合治理网络、警务责任区等治安防范体系材料长期

　5、上级关于综合治理、治安调解工作的文件材料短期

　6、调解组织人员登记表、花名册，调解干部会议、学习登记表短期

　7、开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解会议记录、调解笔录 短期

　8、本社区政府定型的非法组织及其成员情况登记表、对刑满释放、解除劳教人员的安置帮教工作计划、小结、登记表等工作材料短期

　9、社区治安情况、火灾及消防情况、境外人员居住情况登记表短期

　10、外来人员、私（公）房出租户情况表短期

　11、信息员、四护人员名单、职责、执勤、值班人员名单短期

　（七）社区环境类

　1、社区环境工作计划、总结、报告及统计报表短期

　2、环境管理工作概况、卫生责任区平面图短期

　3、环卫组织职责、管理制度；保洁员工作范围、合同书短期

　4、社区环境整治（净化、绿化、美化）、“三废”治理工作形成的材料、除“四害”工作记录、环境管理活动月统计表 短期

　5、环境卫生、市场管理、创卫达标、检查评比活动材料及环境卫生方面的宣传材料短期

　6、社区内物业管理监督、绿地养护和市容监督、社区违建监督和评议材料短期

　（八）其他类

　1、社区办公及活动场所建筑物的申请、批复、相关的协议、证书图纸等基建类材料长期

　2、社区办公设备、设施设备的说明书、线路图、维修单等短期

　3、社区基础设施平面图、宣传橱窗分布情况，便民箱工具器具登记表等设施建设台账短期

　4、社区其它有保存价值的材料短期

二、声像档案

　1、照片反映社区历史概貌及重大事件、重要活动形成的照片等声像材料 长期

　2、录音录像反映社区重大事件、重要活动形成的录音录像等声像材料 长期

三、电子档案

　刻有归档电子文件的磁盘、磁带、光盘及其相关的计算机软硬件环境、软件说明；表达电子文件内容的基本格式和有关原始数据长期

四、实物档案

　各种奖状、奖杯、锦旗、奖牌、证书等、对外交流活动获得的各种重要纪念品等；其他具有保存价值的各种实物；已宣布停止使用的印章　长期

　说明：本归档范围及保管期限表仅作参考，各社区党组织、居委会及其他组织结合各自实际情况，对工作中形成的文件材料进行收集、归类、整理。

附件三：苏州市社区档案管理合格标准（试行）（略）