苏州市档案管理办法

       《苏州市档案管理办法》已经2003年12月16日市政府第19次常务会议讨论通过，现予发布。

                                                 市长杨卫泽

                                    二○○三年十二月十八日

苏州市档案管理办法

第一章　总则

    第一条　为了加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。
    第二条　本办法所称档案，是指法人、其他组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    第三条　本市行政区域内涉及档案收集、整理、保护、利用和管理等活动的法人、其他组织和个人，均适用本办法。
    第四条　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业列入本地区国民经济和社会发展计划，保证档案机构、人员编制和工作经费适应档案事业发展的需要。
    第五条　档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
    第六条 市、县级市（区）人民政府、档案行政管理部门、有关主管部门应当对在档案工作中做出显著成绩或者向国家捐赠重要、珍贵档案的法人、其他组织和个人给予表彰或者奖励。

第二章　档案机构和职责

    第七条　市、县级市（区）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，具体负责档案工作的统筹规划、组织协调、监督和指导。
    镇人民政府、街道办事处应当对所属单位及村民委员会、社区居民委员会的档案工作实行监督和指导。
    第八条　法人和其他组织应当建立档案机构或指定人员集中统一管理本单位的档案，负责各种门类档案的收集、整理、归档和提供利用工作，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
    第九条 国家级、省级开发区应当建立档案机构，保管开发区需要永久和长期保存的档案及有关资料，并对开发区内的档案工作实行监督和指导。
    第十条　地方国家档案馆包括综合档案馆和专门档案馆。
    综合档案馆收集和管理本级法人和其他组织及其所属机构形成的档案，本级分管范围内各历史时期的档案和有关资料。
    专门档案馆收集和管理某一专门领域或者某种特殊载体形态的档案。
    第十一条 部门档案馆收集和管理本部门及其所属机构形成的专业档案，并在一定范围内提供利用。
    第十二条 档案中介机构应当依法设立，并按照法律、法规和档案行政管理部门的有关规定从事档案业务，接受档案行政管理部门的监督和指导。
    档案中介机构应当自成立后2个月内到档案行政管理部门备案。
    第十三条 档案中介机构应当具备下列条件：
    （一）有单位的名称、组织机构；
    （二）有固定的服务场所；
    （三）有一定数量的财产和经费；
    （四）有3名以上具有大专以上学历且有5年以上档案工作经历、取得档案专业岗位资格证书的人员；
    （五）法律、法规规定的其他条件。
    第十四条  专门档案馆、部门档案馆以及其他档案机构，应当定期向所在地综合档案馆报送档案目录。
    第十五条　档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，取得岗位资格证书，接受专业知识的继续教育和培训。

第三章　档案管理

    第十六条　法人和其他组织及其工作人员在本年度职务活动中形成的材料，应当收集齐全并整理归档，定期移交本单位档案机构或档案人员集中管理，任何人不得拒绝归档或者据为己有。
    第十七条　法人和其他组织应当按照下列规定向有关档案馆移交档案：
    （一）列入市、县级市（区）综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年移交；
    （二）列入市、县级市（区）专门档案馆接收范围的档案，按照有关接收年限的规定移交；
    （三）部门档案馆保存的永久档案，在本馆保存满30年后，按照国家有关规定及时移交；
    （四）撤销、合并等单位的档案，按照规定及时移交。
    因特殊情况不能按期移交档案的，经同级档案行政管理部门、有关主管部门同意，可以适当延长移交的期限。
    向档案馆移交档案时，应当一并移交各种载体的检索工具以及与档案有关的参考资料。
    第十八条　凡下列涉及本市的重大活动、突发事件，有关承办单位应当及时完整地收集、整理、保管相关文件材料，在活动结束后2个月内向同级综合档案馆移交：
    （一）党和国家领导人的检查、视察、考察、指导工作，外国元首、政府首脑的参观、访问；
    （二）承办的全国性、国际性会议和举办的重要经济、文化等活动；
    （三）地震、洪水、疫情等重大自然灾害和按照国家规定确定的重特大事故；
    （四）档案行政管理部门确定的其他活动。
   前款规定的重大活动、突发事件中形成的照片、录音、录像等材料及友好城市或者国际交往中赠送的纪念品，应当移交同级综合档案馆。
   第十九条　综合档案馆可以为苏州籍和曾经在苏州工作过的具有一定影响的下列人员建立人物档案：
   （一）国际组织授予荣誉称号的；
   （二）中央和国家机关授予荣誉称号的；
   （三）在科学技术领域做出突出贡献的；
   （四）全国著名的社会活动家、文学家、艺术家、体育杰出人士、企业家、民间艺（匠）人等；
   （五）档案行政管理部门确定的其他人员。
   第二十条  重点建设工程立项批准后1个月内，建设单位应当将项目基本概况向同级档案行政管理部门备案。
   重点建设工程竣工时，应当由同级档案行政管理部门、有关主管部门对项目档案进行验收。
   第二十一条　科学技术研究、技术改造、新产品开发、重要设备更新等项目的建档工作，应当与项目立项、计划进度、验收鉴定和评审奖励同步进行，并依法接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。
   第二十二条  国有企事业单位和国家控股企业的档案归国家所有。国有企业事业单位资产和产权变动时，其档案资料属资产清理范围，应在主管部门、国有资产管理部门和同级档案行政管理部门的监督指导下，同其他国有资产一同清理评估，并在资产清理结束后，按照国家规定做好档案的移交和处置工作。
   第二十三条  非公有制经济组织应当根据生产经营需要，自行或委托中介机构将生产、经营管理活动中形成的档案资料妥善保管，确保档案的完整与安全。对国家和社会有重要保存价值的档案应当向所在地综合档案馆报送目录，并书面告知变动情况。
   第二十四条  外商投资企业的档案属企业所有，企业承担保护和管理档案的义务。中外合资、中外合作经营企业终止、解散后，档案交原中方合资、合作者保存，或者向所在地综合档案馆移交。
   第二十五条　鼓励单位和个人向综合档案馆捐赠、寄存其所有的档案。
   第二十六条  法人和其他组织必须配置适宜安全保管档案的专门库房和防护设施，妥善保管好档案，特殊载体档案应当采取特殊保护措施。档案馆库建筑应当符合《档案馆建筑设计规范》。
   第二十七条　档案馆（室）应当建立健全档案管理制度，按照规定接收、整理、保管和利用档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。
   第二十八条  档案馆（室）应当按照规定的程序和办法，定期对归档文件材料和保管到期的档案进行鉴定、解密和销毁。
   第二十九条　因保管条件恶劣，可能导致档案不安全或者严重损毁的，可以按照下列规定处置：
   （一）列入档案馆接收范围的档案，经档案行政管理部门同意，可以提前接收入馆；
   （二）非国家所有但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，由档案行政管理部门督促档案保管者改善保管条件或者征得其同意后由综合档案馆代为保管。
   第三十条　国家所有的档案，任何组织和个人不得赠送、交换、出售。国家另有规定的除外。
   赠送、交换、出售非国家所有的档案或者档案复制件，必须遵守国家保密规定，不得损害国家、集体或者其他个人的利益。

第四章　档案的利用和公布

   第三十一条　综合档案馆保管的档案，一般自形成之日起满30年向社会开放，并定期公布开放档案的目录。经济、科学、技术、文化等档案，可以随时向社会开放。
   第三十二条　法人、其他组织和个人凭有效证件，可以利用已经开放的档案。利用未开放的档案，应当办理相关审批手续。
   第三十三条　法人、其他组织和个人可以无偿利用其移交、捐赠、寄存在档案馆的档案。利用其他档案的，应当按照有关规定缴纳相关费用。

   第三十四条　档案馆（室）提供利用重要、珍贵的档案，应当用缩微品或者其他形式的复制件代替原件。
   第三十五条  档案馆（室）应当建立现行文件查阅中心，提供服务。
   第三十六条　档案馆应当加强档案信息化建设，并纳入当地信息化建设总体规划。对现有的馆藏档案应当进行数字化加工、采集，通过计算机网络对现行电子文件进行接收、管理和利用，开展公众网上档案咨询服务。
   第三十七条  档案馆应当加强爱国主义教育基地建设，利用馆藏资源，面向社会开展经常性的、各种形式的爱国主义、革命传统教育和国情、市情教育。

第五章罚则

   第三十八条  有下列行为之一的，由档案行政管理部门、有关主管部门予以警告，并责令其限期改正；逾期不改的，根据情节轻重，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分：
   （一）未按规定建立档案或档案管理制度的；
   （二）未按规定办理重点工程项目档案备案手续的；
   （三）档案库房缺乏防护设施，危及档案完整与安全的；
   （四）拒绝向档案机构移交应当归档的文件材料或者应当进馆的档案的；
   （五）拒绝接收应当归档的文件材料或者应当进馆的档案的；
   （六）重点建设工程竣工时，未按规定进行档案验收或者未通过档案验收的。
   第三十九条  有下列行为之一的，由档案行政管理部门、有关主管部门给予警告，对单位可以处3000元以上3万元以下的罚款；对个人可以处300元以上1000元以下的罚款；有违法所得的，没收违法所得；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
   （一）损毁、丢失和擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的；
   （二）涂改、伪造档案的；
   （三）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
   （四）违反《中华人民共和国档案法》第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
   （五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案重大损失的；
   （六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
   第四十条  档案中介机构不具备本办法第十三条所列条件进行档案中介活动的，由档案行政管理部门、有关主管部门予以警告，可并处1000元以上1万元以下的罚款；有违法所得的，可并处1万元以上3万元以下的罚款。

第六章附则