浅谈吴江市重点建设项目档案工作及其监督指导工作

一、问题的提出

近几年来，吴江抓住了长三角地区经济腾飞的战略发展机遇期，城市化建设步伐与制造业大企业发展步伐明显加快。在经济社会快速发展过程中呈现出建设项目规模越来越大，市政建设工程项目和工业企业基本建设与技改项目越来越多的局面，这对于重点建设项目档案工作来说压力也越来越大，任务也越来越重。

在发展实践过程中，政府部门各级领导与企业家们也越来越意识到重点建设项目档案建设的重要性，逐步在形成共识：重点项目档案管理工作，是城市建设管理基础的基础，是重点建设项目质量保障的保障，是重点建设项目今后维护管理、改建、扩建的历史性重要依据，是一项百年大计的基础性工作。

然而，客观审视全市重点建设项目承担单位，尤其是民营企业技术创新与技术改造重点项目实施单位，在重点建设项目档案建设与管理方面存在二个问题，而且在一定程度上具有普遍性。

问题之一是部分重点项目承担单位的领导者对项目档案建设与管理工作重视不够。大部分重点项目档案建设工作没有与项目建设施工同步进行，往往是以“临时抱佛脚”的态度，在项目需要竣工验收前才想起项目档案建设要突击补课了。由于突击建档，时间仓促，往往会使项目档案质量不太高，距离项目档案管理工作应落实在项目建设全过程的要求尚有较大差距。

问题之二是部分重点项目资料收集不及时，造成材料不完整。这主要原因一是责任不到位，项目实施的各道环节、各位当事人对保存资料及时收集工作上的责任不到位所造成。二是业务不熟悉，大部分从事重点项目管理人员不熟悉档案业务知识，因此由于业务不熟悉而酿成过失性失责情况时有发生。

二、抓好重点建设项目档案的关键要素

根据吴江市档案局在部分开展较好的重点建设项目档案工作中积累的实践经验，我们总结归纳抓好项目档案工作关键要素是把好三个业务关，强化四项工作措施。

把好三个业务关是：

一是资料收集关。严格按照“谁形成谁负责”的原则，资料收集要尽可能及时地对有关前期项目审批文件、勘察设计、项目实施过程有关合同文本及资金预算拨付、决算审计、项目竣工验收等各类需要归档的文件资料，建设、施工、监理各成员单位有专人及时收集，确保完整性；

二是分类正确关。遵循工程各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，对项目文件材料的分类组卷，按规范要求及时正确地分类归档；

三是方便利用关。编写归档目录要求清楚，应用好信息化技术，采用计算机管理软件，建立项目档案目录数据库，便于查询，方便日后有效地利用档案。

强化四项工作措施是：

一是提高领导档案意识。通过动员宣传教育和档案部门与项目单位加强沟通督促协调方式，促进工程项目单位领导人提高重点项目档案意识，使其重视项目档案工作，加大对项目档案工作必要的人、财、物投入。

二是建立制度明确职责。制定项目档案管理制度。实行项目单位负责制，督促建设单位将项目文件材料立卷归档工作纳入合同及监理工作内容，与工程建设同步管理。建立项目档案管理网络，明确项目负责人及项目专兼职档案管理网络各岗位人员的档案工作职责。

三是加强业务指导工作。档案管理部门专业人员指导与辅导及时到位，使建设工程项目档案建档工作顺利开展，避免走弯路。要督促建设单位在做好自身形成材料的收集整理、归档工作的同时，加强对参建单位文件材料收集归档工作的指导。

四是强化检查督导手段。重点项目上级主管部门会同档案部门经常性的检查督导工作为保障，督促工程建设项目档案建设与施工建设同步进行。

三、做好重点项目档案建设工作的三点体会

一是善于借助各方面力量，推进重点项目档案工作。要做好重点项目建设档案工作，单纯依靠档案专业部门的力量是难以全面推进的，要化解推进工作中阻力大的矛盾，主要是在工作方法上开动脑筋，利用机会，善于借助各方力量共同推进。首先要借权于市领导，要勤于向上汇报，争取得到市领导的支持，如果市领导能在各类市级会议上强调一声，提到一句要重视重点项目档案工作，就会对实际工作起到较大的推动作用；其次要借助于市各经济综合管理部门的功能，主动与这些职能部门加强联系，积极参与市重点项目建设领导小组组织的对各重点项目检查活动，借助于各部门的综合功能，可以实现我们搭车督促项目档案建设进度的目的。其三是要借助于项目单位领导功能，使项目单位领导加强对项目档案的督促工作，同时主动配合项目实施单位，前期做好项目档案业务知识培训工作，中期经常深入项目现场指导，后期做好项目验收前预查与辅导完善工作。

二是针对实际情况，深入项目单位，加强服务职能，提高实际效果。2009年为了加强我市赴四川绵竹市兴隆镇灾后重建援建项目档案工作，我局从一开始就主动介入与援建指挥组联系，加强沟通，及时派出业务能力强，工作责任性强的业务骨干赴四川，对援建项目档案工作进行面对面指导，确保援建档案的齐全完整和及时收集，实现档案的收集、整理、移交和项目建设同步实施。然后将全部档案资料带回吴江后，加强指导与督促，使我市援建项目档案工作圆满完成，达到规范要求。

2011年我市民营企业亨通集团公司、鼎盛丝绸公司承担市重点建设项目，由于企业发展快，重点项目进展快，但企业中从事项目档案人员新手多，业务基础差，项目档案工作跟不上项目进程，市档案局业务指导科主动下厂帮助培训档案人员，现场操作指导，提高企业档案人员实际操作技术，不仅使企业重点项目档案建设水平提升，而且使档案部门转变政府职能，提升服务质量，促进经济发展的机关作风得以具体化体现。

三是点抓示范，面抓培训，典型引路，带动重点项目档案工作上台阶。重点项目档案建设面广量大，档案局业务指导力量有限，不可能全面深入去帮扶，因此必须在指导推进的方式方法上创新。方法之一是采用抓好重点示范单位，然后以现场会推广示范单位做法，引导项目单位提升档案建设水平；方法之二是抓好重点项目档案专题培训方法，提高项目人员档案业务水平，促进项目档案工作；方法之三是利用各种宣传工具，以表扬为主，加强宣传力度，正面引导为主，树立标杆，以舆论导向带动重点项目档案建设。

注：此文作于2012年。