浅谈普通中学档案室安全管理工作

档案室是学校档案工作的管理部门，也是保存档案和提供档案利用的机构。学校档案室拥有大量具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是不可复制的学校历史记忆，因此加强档案室的安全保护是档案工作者不可推卸的天职。

学校在加强档案室安全和保密工作中，结合自身实际，需要建立完善有关规章制度，制定《档案室安全管理制度》、《档案室保密制度》、《档案室查借阅制度》、《档案室人员工作职责》、《档案室档案鉴定与销毁制度》等规章制度，并做到严格执行。同时，在实践中档案库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染进入档案室，档案箱柜内放些抗霉驱虫灵和樟脑丸等药品，并且档案装具符合国家规范要求。结合江南地区的环境条件，特别要注意以下几个方面：

一、加强档案室的安全防火

由于档案室保管的档案文件材料大部分是纸质材料，所以在档案库房内不适宜配置对档案材料有较大损毁性的水、酸、碱灭火器，只能配用二氧化碳等单一的气体灭火装置，因此消防安全灭火设施较为单一。而且档案资料有一定的可燃性。档案室收集保管的资料，不论是纸质档案材料，还是非纸质档案资料（磁带、录像、光盘等）都是易燃物，具有可燃性。档案室除日常照明之外，室内均配有多种电气设备（如空调机、加湿器、温湿度自动控制装置等），这就导致用电量大，如遇电线接头不紧、线路超负荷运行或电气设备故障等现象就极易引发火灾事故。因此档案员必须具备消防安全知识，这是维护档案室文件材料安全的客观条件。而多数档案室工作人员对消防安全知识缺乏必要的了解，不具备一定的消防安全技术，不懂安全疏散和报警，因此要加强定期或不定期地组织档案管理人员学习消防安全知识，进行消防安全操作演练，使档案管理人员能够熟练使用各种消防器材，了解报警和疏散要求，按照档案室实际需求合理配置消防安全设备与器材，做好日常消防安全管理工作，把一切不安全的隐患消灭在萌芽状态，确保档案绝对安全。

二、做好档案资料的防潮与防虫工作

受潮档案一般是指在洪水灾害中，档案被水淹、雨淋、雨水渗漏或在库房湿度很高的情况下严重吸潮的档案。档案在高温潮湿的环境下最容易生霉、长虫。档案一旦长霉，霉菌很难除去，渗透到纸张内部的霉菌还会使纸张的牢固性在数天之内降低50%。档案室要经常通风、打扫、保持清洁干燥，档案管理员要定期进行检查，如：温湿度计、灭火器、除湿机、门窗、电源电线等，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，做好检查记录，发现问题及时汇报，及时解决，对破损或字迹褪色的档案以及载体变质档案，要及时迸行修补和复制。

在条件允许的情况下，应避免将库房设置在建筑的顶层或朝西的房间。在建造房屋墙壁时应选用高质量的泥沙,避免雨水透过外墙灰缝渗透入墙体,造成墙面潮湿,进而增大库内湿度。库房地面最好作防潮处理,减少地下潮气的影响。库房的温度、湿度一定要经常监测，使其在一定范围内。比较理想的温度是14℃－24℃，相对湿度是45%－60%。有条件的单位可以安装温、湿度自动控制系统来控制库房的温、湿度，而不具备这样条件的，可以采用密闭和通风的办法来调节库内的温、湿度。我们这个地方处在高温季节时温度高，年降雨量大，而且有潮湿的梅雨季节，因此，密闭显得尤为重要。库房密闭的重点是门窗，窗户最好设为双层，如果门窗过大，缝隙过多，可以在边沿嵌以绒布条、毛毡条，铁门、铁窗可以嵌橡皮条，为防止人员进出库房时潮湿空气的侵入，可以在门口增设门帘。对于一些很珍贵的档案，可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中，并用胶布严密地将缝隙封起来。通风则要以当时当地的风力、风向作为参考，有组织有计划地进行。

发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理，复制或作其它技术处理。例如，2004年9月，某市档案馆发生了一宗严重的档案害虫事故，全馆4个库房的档案不同程度地被害虫侵蚀，虫害档案涉及3000多卷，经过鉴定，害虫种类为烟草甲。该馆受损档案数量之大、范围之广、程度之深、受损档案价值之高，在国家综合档案馆中是十分罕见的，造成的危害非常严重。之所以会出现这种事故，原因之一就是该市档案馆没有进行经常性的安全检查，未能及早发现、杀灭害虫，等到上级业务部门要来进行档案管理达标复查时才发现问题。此时，档案害虫已经大量滋生、繁殖，造成了不可估量的损失。

三、做好档案室的防尘工作

灰尘对档案制成的材料的破坏作用主要表现在其颗粒对纸张的磨擦，不仅影响纸张的寿命，而且对字迹的清晰度产生不利影响；灰尘吸收空气中的水分，使纸张粘结或形成污垢，成为滋生霉菌、虫害的可能条件。档案室内应配备吸尘器，库房密封性能要好，并加密封条或绒布等，并有过渡间和过渡门；新建的档案室应选用质地坚硬耐磨、光滑易清洗的材料作地面和维护结构的面层，以防止库内表面起尘；对于新接收的档案应进行除尘处理。特别是磁带、照片、光盘如沾染上灰尘和污垢，会引起磁带已录信号损坏与丢失、照片变质等，影响档案的寿命。因此在保管上防尘亦不可忽视。

四、加强档案资料的保密工作

非档案人员不得随便进入库房，库房门窗、箱柜应随手关锁。档案管理人员在离开档案室时，要认真检查门窗，切断电源，关好橱柜。做好档案的借阅工作，填写档案借阅登记表，未经批准，任何人员不得私自将档案携出档案室，不得随意复印。未经装订的档案材料必须妥善保存，不可随意乱放。对档案的保管、借阅情况要经常进行检查，及时催回借出的档案。外单位借阅利用档案须持单位介绍信，注明利用目的，经学校领导同意，才能借阅。

每半年进行一次全面清点、检查。定期对PDE档案管理软件进行数据备份，确保万一数据丢失后可进行恢复。做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，销毁档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经学校负责人批准，由二人在指定地点监视，并在销毁清册上签字，防止失密。

以上谈了做好档案安全工作的几个方面，加强档案安全工作还是重在预防为主,本着严谨认真的态度,实事求是,妥善处理的原则,才能最大限度地延长档案的寿命。