做好城建档案工作 服务“三区三城”建设

城建档案是工程建设过程和建设成果的真实反映，是工程验收的依据，是加强工程质量控制、追求工程质量责任、惩治工程领域腐败行为的依据，是城市已建工程维修、改建、扩建的重要依据。苏州未来相当一段时期的发展总目标就是建设“三区三城”，即把未来的苏州建设成为科学发展的样板区、开放创新的先行区和城乡一体化的示范区，以及高端产业城市、最佳宜居城市和历史文化与现代文明相融合的文化旅游城市。这一新的发展战略目标的提出具有很强的针对性和科学性，是苏州市委以科学发展观为指导，立足当前、放眼长远，加快实现“两个率先”作出的重大战略决策，是当代中国发展理念在苏州的具体阐述和注解，是符合实践的选择和历史的必然。在这样的时代背景下，城建档案要站稳脚跟，要与社会发展同步，就务必要做好城建档案馆的各项业务工作，提高建设工程竣工档案的入馆率，不断加强档案馆藏建设，促进档案的开发利用。为此，我认为必须着重做好以下工作：

一、注重宣传，提高人们城建档案意识

因档案工作固有的幕后性、隐蔽性、间接性和滞后性，致使其产生的效益也是隐蔽和滞后的，极易被人们所忽视，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”是其真实写照。城建档案由于起步较晚，处境更是尴尬。目前全社会的城建档案意识还是比较薄弱的，如果没有经济手段、法律手段、行政手段的制约，建设单位是很少主动向城建档案馆报送工程竣工档案的，甚至有些建设行政主管部门也存在着“重建设、轻档案”的问题。因此，今后我们应采取各种措施，利用各种机会，大力向人们宣传城建档案的重要性。

首先，可以从建设系统内部及其专业部门入手，如城市规划、市政公用、建管、质监、招投标等行业，都是产生城建档案的重要部门。要利用各种方式向他们宣传城建档案工作的地位、意义、作用，以克服重工程建设质量、进度，轻城建档案归档的倾向，不断提高他们对城建档案归档工作重要性的认识。

其次，要不失时机地利用电视、报纸、专栏等各种手段进行广泛宣传，特别是在“5·12”汶川地震灾后重建中城建档案部门发挥作用的一些事例，从而使社会成员充分认识到不论是从建设单位、设计、施工单位自身需要还是从社会整体需要来看，城建档案工作都可发挥相当大的经济效益和社会效益，从而在全社会形成支持城建档案工作的良好局面。

再次，要不失时机地利用参加竣工验收、接待查阅档案的有利时机进行相关宣传，使工程建设部门、施工单位进一步明确城建档案是建设工程的一个重要组成部分，如果疏忽可能会造成无法弥补的损失，不断提高对城建档案归档工作必要性的认识，加深人们对城建档案工作的理解，以增强全社会做好城建资料归档工作、做好城建档案的紧迫感和责任感。

二、创新思维，加强城建档案馆藏建设

馆藏问题是一个档案馆功能建设和功能发挥的核心问题，因为档案馆的价值首先就在于馆藏的价值，离开了馆藏，档案工作就成为无源之水、无本之木。因此，我们要把馆藏建设提升到一个重要的高度来探讨和研究。随着城市建设的高速发展，城建档案工作也呈现出强劲的发展势头，馆藏量在不断增长。作为一名基层城建档案工作者在高兴之余也有一丝担忧，因为我觉得在目前的城建档案馆藏建设中还是存在着一些问题的。

1.接收到的归档材料质量较差，造假现象和档案组卷不符要求的情况时有发生

建筑工程施工资料理应做到真实、完整、准确，但事实并非如此。有些单位在项目开工时不知道最后竣工备案时要报送档案，所以在工程建设过程中没有积累资料，到竣工备案要求建设工程档案接收证明书时，只好“临时抱佛脚”补出来；有些单位不重视档案，不配备专人整理资料，造成归档时资料不全；当有工程设计变更时，有些单位没有对施工图作出相应修改。

《江苏省城建档案馆业务工作规程》对组卷、案卷与卷内文件的排列、案卷的编目、案卷的装订等问题都作了明确的规定，可是在接收归档资料时还是发现了诸多问题，如组卷不科学，案卷装订随意，案卷封面、卷内目录、卷内背考表、竣工图章式样不规范等。

2.城建档案门类不齐全，馆藏结构不合理

按照《江苏省城建档案馆业务工作规程》的规定，各类城乡建设工程档案，建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，记录城乡历史、现状和城乡规划、建设及其管理活动的声像档案，有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料，都属于城建档案馆重点应管理的城建档案资料。但是目前我们的进馆档案主要都是建设工程竣工档案，即使是在建设工程档案方面，市政基础设施工程、公用基础设施工程、重点工程等档案很少，而素有城市“血管”、“神经”之称的地下管线档案更是匮乏。长此以往，势必会带来城建档案信息资源的保存价值和利用率得不到应有的提高。

为提高城建档案归档案卷质量，扭转城建档案门类不全、馆藏结构不合理的现状，更好地服务“三区三城”建设，我们必须在平时的工作中多学习、多创新、多奉献。具体可以从以下几方面做起：

1.要勤奋学习刻苦钻研，努力使自己成为一名城建档案专业能手。城建档案涉及的门类多、专业广，城建档案馆要想提高归档案卷质量、把各项工作开展得有声有色，在配备工作人员时，就应注意专业结构搭配合理，档案管理、工程建设、计算机、声像制作等专业的人员都需要。然而事实并非都能如愿，尤其是一些基层档案馆由于规模小、人数少，不可能各类专业人才都具备，这就需要我们不断地加强学习和培训。以本人为例，自己是从其他专业岗位转行过来的，且时间不长，专业技能相对薄弱，学习更是摆在面前的迫切需要，要学的内容很多，如档案理论知识、档案法律法规知识、城建档案理论知识。特别是随着现代信息技术的飞速发展和网络的日益普及，数字档案馆建设势在必行，这就需要学习数字档案馆的基础理论知识、法律规章等内容。只有边学习边实践，才能不断提高自己的业务水平。

2.要加强业务指导工作，不断提高归档案卷质量。城建档案工作者必须增强对档案事业的责任感和使命感，树立主动服务意识，不断提高服务质量，增强工作的主动性和灵活性，变被动为主动，从相关部门了解工程建设信息，坚持项目追踪，随时进行检查指导，把政策讲明，把要求讲透。工作人员要经常下基层跑现场，尽量做到提前介入、超前服务、指导到位。把归档程序、归档内容和要求事先作交底，力争把问题解决在档案进馆前，这样既提高了工作效率，又提高进馆案卷的质量。

3.要采取综合手段，加大收集力度，拓展归档渠道。城建档案面广量大，开展收集工作停留在一般的号召上面是不够的，我们必须运用行政、经济、法律等多种手段，突出重点、以点带面、不断拓展，保证收集工作的力度和权威性，使违反城建档案有关收集方面的法规的行为受到应有的惩罚，从而使城建档案收集管理工作逐步走上规范化制度化的道路。特别是城市地下管线档案、各类涉及民生的档案、重点工程档案等，我们更要主动与有关部门联系沟通，采取有力措施，加强接收和征集，从而不断丰富馆藏内容，提高馆藏质量。

4.充分利用数字城建档案馆建设的契机，实现城建档案馆信息化管理。建立城建档案数字化管理是摆在我们档案馆面前的一个重要任务，借此有利时机，我们也可以进一步加强馆藏建设。首先充分利用现代信息技术改进档案管理流程，实现各业务环节的自动化管理，建立馆藏档案案卷目录数据库，实现案卷目录计算机检索。其次要求各单位逐步做到向城建档案馆移交档案时，除移交一套纸质档案外，还必须同时移交一套电子档案。再次完善网络建设，实现信息共享和电子档案网上归档。另外，还要对现在库存的传统纸质文档和图纸通过扫描、图像优化等数字化技术加工成电子化的信息数据，更好地提供网上利用服务。

以上是我在工作过程中得到的一点浅显体会，不当之处请同行和专家指正。