2015/1/14 13:42:00
作者:
冯香
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建筑档案资料是建筑工程的原始资料,是反映工程竣工后内在的质量凭证。一旦发生某些工程事故,它不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据,也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。做好工程技术资料管理工作,对保证工程结构安全和使用功能,提高工程质量有着十分重要的意义。
一、城建档案的概述
(一)城建档案的定义
城建档案是根据城市建设的客观要求,在其领域内引进档案的理论,并与城市建设的需要结合起来,解决城市建设中的问题,逐步形成的档案的新门类,它既是国家档案的组成部分,又是城市建设的组成部分。党的十一届三中全会以来,随着城市建设的速度加快,在城建档案工作者的努力下,我国城建档案已形成了一套完整的、符合我国实际情况的理论,并在实践中逐步形成城市建设中的一门独立学科。
2001年,建设部颁布了《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号),从我国城市建设的实际出发,总结城建档案工作的实践经验,给城建档案下了权威的科学定义:
“城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。”它是城市规划、建设、管理工作的真实记录,是城市建设和发展的重要依据和必要条件,是国家的宝贵财富。
(二)城建档案的作用
城建档案是城乡规划、建设和管理的一项基础性工作,是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,也是工程建设运营管理、养护维修等工作的重要依据。城建档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件及反恐等工作中,发挥着重要作用。
1.城建档案在文件形成阶段的作用
在施工过程中,随着工程的进度同步形成的文件材料,记录了当时施工情况和有关实际测试数据,并经有关人员签字认可,其文件材料反映有关单位的技术水平和管理水平。再次,文件材料是保证各有关方面经济效益的认可,同时,也是对工程量的认可,是工程结算的基础。
2.工程质量终身负责制的作用
建筑物、构筑物在有效的使用期间内(除了大自然灾害和外界影响外),由于工程自身质量的问题造成不能正常进行使用,其原因除了施工单位的质量问题外,尚有工程设计方面、建筑材料方面、使用管理方面的原因等。城建档案是在工程质量终身责任制中,唯一具有权威的依据。可以利用城建档案,分析造成危害的程度以及制定抢修、维修和弥补的方案。
3.城建档案的历史作用
3.1 城建档案是城市建设的经验积累和技术储备
城市建设活动最终向社会提供两种形式的产品,一是建筑实体,另一种就是城建档案,这二者形式不同,但是,反映的是同一种事物。城建档案是城市建设活动的直接和真实的反映,记录了城市建设活动的过程和成果,记载了城市建设思想、技术和经验。作为城市建设成果的城建档案,当然起到了经验积累和技术储备的作用。
3.2城建档案是城市规划的基础
城市规划是根据城市经济发展的需要,对城市或城市中的各种要素,按城市现状、基础、特点,在前人认识的基础上,进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想,通过论证编制城市规划方案,付诸城市建设实施。《城市规划法》明确规定:城市规划的编制,应当依据国民经济和社会计划及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点等统筹、综合布置。这些 内容都是来自城建档案中,因此,城建档案是城市规划的基础。
3.3城建档案是城市建设和管理工作的重要依据
现代化的城市是一个非常复杂、多功能的综合体,地面的各种道路交错,建筑物、构筑物密集,地下管线纵横交错,密如蛛网,地下建筑物及各种隐蔽工程越来越多,城市立体化程度越来越高。要保证城市的各种设施正常使用,必须要加强城市的科学管理。城建档案是城市建设科学技术资源,反映城市建设和发展的情况,是城市建设和管理的重要依据。
3.4城建档案是建筑物维修、改建、扩建的依据
任何建筑物都有一定的使用周期。随着使用时间的推移,根据使用的需要,功能规模发生变化,需要对建筑物进行维修、改建、扩建等。充分利用原有建筑物的档案,充分考虑和了解其现有情况,拟定正确的维修、改建、扩建方案,可以节约投资。更重要的是,可以避免盲目、粗暴施工对建筑物结构带来的损坏,在最大程度上保证施工和人身安全。
3.5城建档案是城市防灾、抗灾、减灾和战后恢复重建的重要依据
任何一场大的灾害,除了人员的伤亡,就是对建筑物的损坏。要进行灾后重建,就要利用和依据城建档案对原有建筑物进行排险、抢修、恢复和重建。
3.6城建档案是征用土地、房地产产权、产籍的法律依据
城市的各类建筑物都会形成土地征用、审批文件、建筑许可证、产权所有证等档案,它是城市房地产管理的历史凭证,是解决产权纠纷的法律依据。
3.7城建档案是城市科学研究的重要资源
城建档案是城市规划、建设、管理的信息结合,是城市发展过程的真实反映,它是城市科学研究和城市建设科学技术信息的资源。随着城市进程加快和现代化水平的提高,城建档案将会发挥巨大的作用。
二、城建档案法规的主要内容
上世纪八十年代以来,国家、地方人大和人民政府出台了一系列有关城建档案工作的法律、法规、规章,全国人大颁布了《中华人民共和国档案法》及其《实施细则》、国务院办法了《建设工程质量管理条例》;江苏省人大、人民政府先后颁布了《江苏省工程建设管理条例》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省城建档案管理办法》;建设部颁布了《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线档案管理办法》。全国人大颁布的《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国城市规划法》等法律中也对城建档案的相关内容作出了规范,基本形成了以《中华人民共和国档案法》为基石,各项法律、法规为准绳,各地方人民政府行政规章强化可操作性的较为完整的法制体系,有力促进了城建档案工作的健康发展。
《江苏省城建档案管理办法》(江苏省人民政府令第196号)是我省城建档案工作开展的重要依据,在下述城建档案法律、法规、规章的具体内容时,以《江苏省工程建设管理条例》为主线,结合《建设工程质量管理条例》、《江苏省档案管理条例》以及建设部《城市建设档案管理规定》等法律、法规、规章,具体介绍城建档案法规的具体内容。
(一)明确了城建档案法规的适用范围
《江苏省城建档案管理办法》第二条第一款规定:“在本省行政区内形成、管理、利用城建档案的单位和个人,应当遵守本办法。”这一款就十分明确了城建档案法规的适用范围,即无论是城建档案的形成者、管理者还是利用者,都必须遵守城建档案法规。
(二)明确了城建档案的范围以及集中统一管理的原则
《江苏省城建档案管理办法》第二条第二款指出:“本办法所称城建档案,是指在城市和乡镇规划、建设和管理活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录,以及相关资料。”这一款明确表述了城建档案的范围,即不同形式载体的、在城乡规划、建设管理活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的历史记录,均属城建档案。
《江苏省城建档案管理办法》第三条规定了城建档案的基本原则,即:“城建档案工作按照集中统一管理的要求,确保城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。”明确了集中统一管理是城建档案工作的最基本的原则,只有实现集中统一管理,才能保证城建档案的完整、齐全、准确、系统和安全,才能发挥城建档案资料的作用,达到有效利用的目的,否则,安全保管和有效利用就是一句空话。
(三)明确了城建档案工作参与各方的地位、权利和义务
1. 建设行政主管部门负责城建档案管理工作
《江苏省城建档案管理办法》第六条规定:“县级以上人民政府建设行政主管部门的城建档案馆(室),是集中管理城建档案的事业机构,负责行政区域内城建档案的接收、收集、整理、保管和利用等业务工作,并对城建档案的形成、管理等工作进行技术业务指导。”
2. 相关单位在城建档案活动中的职责和义务
《江苏省城建档案管理办法》第十三条规定:“工程项目发包、承包和监理等单位在签订建设工程合同时,应当明确收集、编制、移交建设工程档案的责任、要求等内容。在工程施工过程中,建设单位、施工单位和监理单位应当明确专人负责档案管理工作。
(四)明确了城建档案的法律责任
城建档案的法律责任可分为三种,即刑事法律责任、民事法律责任和行政法律责任,体现的主要形式是行政法律责任,即由县级以上建设行政主管部门为执法主体,对违反城建档案法律、法规的行为主体行使行政处罚。
三、城建档案的管理
(一)城建档案管理的核心内容
建设工程的档案管理程序的核心内容可以概括为三项制度,即开工建设的报建登记制度、工程竣工验收前的专项验收制度及工程竣工3月内的档案移交制度。
1.建设工程档案的报建制度
建设工程在开工建设前,应当到当地城建档案管理机构报建并进行登记,江苏省建设厅依据《江苏省城建档案管理办法》专门印制了《江苏省建设工程档案报送责任书》,要求建设单位在开工建设前到城建档案管理机构登记,并签订《江苏省建设工程档案报送责任书》,一些城市还把建设工程档案的报建登记作为一项行政审批事项。因此,在建设工程开工前,向所在地城建档案管理机构进行报建登记并签订《江苏省建设工程档案报送责任书》是建设单位依照法规应尽的责任和义务。同时,实行建设工程档案报建登记制度,也有利于各地城建档案管理机构及时了解建设工程的开工建设信息,及时开展业务培训、业务指导等工作,促进城建档案工作整体水平的提高。
2.建设工程档案专项验收制度
即建设工程在竣工验收前,必须提请所在地城建档案管理机构对建设工程档案资料进行预验收,验收合格后,由城建档案管理机构核发工程档案认可文件,取得认可文件后,建设单位方可组织正式竣工验收,否则不能进行正式验收,不得交付使用,建设行政主管部门不予办理竣工验收备案。
江苏省建设厅就贯彻落实《城市建设档案管理规定》中的预验收制度提出了明确的要求,并统一印制了《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。明确要求建设单位在建设项目竣工验收前,必须提请所在地城建档案管理机构对建设工程档案资料进行专项验收,验收合格后,由城建档案管理机构核发《专项意见书》,作为建设工程正式验收及竣工验收备案的重要前置条件之一。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时,必须核验《专项意见书》,没有专项意见书的建设工程不予办理竣工验收备案,不得交付使用。
建设工程档案专项验收制度的实施,其意义在于工程竣工验收前,对已形成的资料由城建档案管理机构进行验收,确保档案资料的完整、准确,确保日后归档档案资料的质量,对提高建设工程档案资料质量起到了十分重要的作用。
3.建设工程档案移交制度
应当说,在这三项制度中,建设工程档案的移交制度是重中之重,无论是建设工程的档案报建登记还是建设工程档案专项验收制度,都是围绕建设工程档案移交而配套出台的,而建设工程档案移交制度才是确保建设工程档案集中统一管理的最重要的制度,其具体内容是建设工程在竣工验收后的规定时间内(《城建档案管理规定》中明确为竣工验收后3个月内),必须向所在地城建档案管理机构报送一套完整、准确、系统的建设工程资料。
(二)城建档案的归档要求
1.归档程序及其相应责任人
1.1 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后(建设工程实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件),建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查,审查合格后向建设单位移交。
1.2 列入城建档案馆接收范围的工程,建设单位在组织竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织竣工验收。在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
1.3 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导,在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,必须出具工程档案认可文件。
2. 立卷
2.1 一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。案卷不宜过厚,一般不超过40mm;卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
2.2 立卷方法:
2.2.1 工程文件可以按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。
2.2.2 工程准备文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。
2.2.3 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
2.2.4 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
2.2.5 竣工图可按单位工程、专业等组卷。
2.2.6 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
2.3 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列;图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列;既有文字又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
2.4 卷内文件按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角;折叠后的图纸一律在右下角。
2.5 保管期限分为永久、长期和短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存,长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命,短期是指工程档案保管20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
2.6 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
3. 质量要求
3.1 工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆。
3.2 工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符,其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3.3 归档文件应为原件,应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如复写纸、红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等等;文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备;文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。
3.4 所有竣工图均应加盖竣工章,其基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监,尺寸为50mm×80mm。
(三)竣工图的编制
1. 竣工图的定义
竣工图是建设工程施工过程中产生的,用以真实记录各种地下、地上建(构)筑物等情况的技术文件,是工程、维护、改建、扩建的依据,是工程档案的重要组成部门。各建设、设计、施工单位和各主管部门,都要重视竣工图编制的工作。
2. 竣工图与施工图的关系
竣工图与施工图之间既有本质区别,又有紧密联系。
竣工图与施工图的区别在于:施工图是建设工程施工前产生的,是施工的依据;竣工图是建设工程在施工过程中形成的完全反映工程施工结果的图纸,是工程建成后的真实写照。因此,施工图与竣工图是两个不同阶段的图纸,一个是施工阶段的图纸,一个是竣工阶段的图纸,二者不能混为一谈。
竣工图与施工图的联系在于:施工图是编制竣工图的基础,施工图纸和施工时的设计变更、工程洽商记录等是编制竣工图的依据,竣工图是施工图实施后的记录,是施工图的事实结果,二者又紧密相连。
3. 竣工图的绘制方法
3.1 利用施工蓝图改绘成竣工图
该方法就是用规定的改绘办法,把与施工中原设计不相符的部分改绘在施工蓝图上,加盖竣工图标志作为竣工图,该方法节约人力、物力,简单易行,是编制竣工图行之有效的方法。这种方法适用于工程变更不大,经过修改后就能反映工程实际情况时使用。改绘的方法有杠改法、叉改法、补图法和注改法。
3.2 重新绘制竣工图
当工程变更很大,经过上述方法改绘后,图面仍混乱不清者,就必须重新绘制新的竣工图。
3.3 在底图上修改的竣工图
对于重点工程或者具有重大政治意义的工程除了具有完整、准确的竣工蓝图外,还必须具有与之相应的竣工底图。这种竣工底图就是直接在硫酸纸上把需要部分添上或者把取消的部分用刀片刮掉。
4.绘制竣工图时应注意的几点问题
4.1 有变更的施工图按照规定的改绘方法修改后,必须经过施工单位的技术负责人和审核人校对审核,再送监理单位经总监理工程师和现场监理审阅无误后,加盖规定的竣工图章并签字确认。
4.2 不得把协商或附图贴在原设计图上作为竣工图,也不许把洽商原封不动地抄在原图上。该画图的,一定要用图形符号、线条表达清楚,便于直观看图。画图使用的图形图识符号必须符合国家制图标准,禁止徒手绘图。
4.3 编制竣工图所使用的图纸必须是新晒的蓝图;计算机出图的必须清晰,不得使用计算机出图的复印件;使用的墨水必须是碳素墨水,字体要求用仿宋体或者楷体,严禁草书或错别字。
4.4 凡修改处,必须注明变更依据,出处;编绘的内容不要出图框线,所有竣工图均需加盖竣工图章;竣工图章需使用不退色的红色印泥盖在图标栏上方空白处。