企业上市前后档案工作应该注意的问题

编者按：自1997年9月“永鼎股份”在上交所成功上市后，我市先后又有3家企业“丝绸股份”、“亨通光电”、“新民科技”紧随其后登陆资本市场。目前，我市正在加大推进企业上市工作力度，制定了《关于培育和鼓励企业上市的若干意见》及其实施细则，在全市范围内初步形成了良好的企业上市氛围。作为企业档案工作如何更好地服务于企业上市工作呢，相信本文能够提供一点借鉴。

中国交通建设集团有限公司在国资委的大力支持下，于2006年12月在香港H股整体上市。企业整个上市过程其实就是企业档案利用、积累与形成的过程，其中有些问题应引起档案人员的特别关注。

上市筹备阶段应保证文件的

收集整理与提供利用同步进行

上市公司在筹备阶段的首要工作是由投资银行、中介机构对企业进行全方位尽职调查。尽职调查是投资银行遵循勤勉尽责、诚实信用的原则，通过实地考察等方法，对拟进入代办股份转让系统的公司进行全面调查，以充分理由确信推荐挂牌备案文件真实性的过程。尽职调查文件自开始报送的那一刻起就成为律师查证的主要依据，并贯穿整个上市过程，所以档案的收集整理与提供利用应同步进行。

1.提前做好文件接收整理的准备工作

上市筹备阶段的各项工作时间表是根据既定的上市计划安排的。各项工作必须在规定时间内完成。尽职调查更是从接收第一份文件起便开始了，这就需要档案人员凭借丰富的实践经验提前做好文件接收整理的准备工作。

我们在接收所属单位上报的第一批尽职调查文件时，整整装满30个档案柜，这些文件不仅数量多，而且各单位之间存在着错综复杂的投资关系。如集团面向二、三级单位收集资料，即使文件报得准确及时，总部档案人员也难理清他们的隶属关系，不利于文件资料管理与查阅，无形中增加了工作难度。为使文件资料接收管理工作顺利进行，我们要求上市企业文件资料按隶属关系逐级汇总集中统一上报，这样不仅使集团总部乃至二、三级单位的文件管理人员都能掌握其所属单位文件报送情况，而且集团总部文件的接收也因此脉络清晰。

为使上报文件资料符合归档要求，我们还对上报资料从纸张大小、排版格式均做统一要求，以便有利于文件资料整理时保持其原有的逻辑关系，也不影响分类排列上架，方便调卷利用。

2.在文件形成伊始，就需按档案管理工作要求使其制度化、规范化

上市筹备期间形成的文件资料，因其特定的历史价值和经济价值，在文件形成伊始，就需按档案管理工作要求使其制度化、规范化，文件资料整理应进一步到位，避免归档时出现重复。

首先，要在文件资料接收前拟出分类方案。由于上市工作的时限性，文件材料要求随报随查，档案人员无暇顾及文件的系统整理，为适应这一情况，我们就在文件资料接收前拟出分类方案，在接收上报材料时直接进行分类整理，避免了反复查阅后出现的排列混乱，分类不清的情况。

其次，要对接收的文件资料直接进行分类整理。

对上市文件资料进行分类前，档案人员要与中介机构勤于沟通，了解他们对文件资料整理保管的需求，并运用已有的工作经验来判定如何进行分类。鉴于单位多、问题多，投资银行通常在汇总各个中介机构的需求后，拟出所需提供资料的清单，档案人员可遵循其需求进行分类整理，即：按项目——单位——问题组卷/件，利用此方法查找文件方便快捷。同时，上市文件报送是分批次进行，有的资料是对上批资料同一问题的补充，如未进行有条理的分类，就必然将文件次序打乱。所以在接收文件时，必须按批次按内容及时进行分类整理。

整理上市文件资料时，要考虑多家中介机构文件利用的需求，由于文件资料报送的格式统一、内容相近，很难区分彼此，这就需对文件资料进行统一编号、排列，每份文件还需再编排页码，以减少因反复借阅造成的混乱，也解决了因查阅人员对文件爱惜程度的差异，给文件资料造成的损失。档案人员应按照档案管理规定对文件资料进行收集分类整理，为最终上市文件归档工作做好充分准备。

最后，要做好电子文件的收集整理工作。上市筹备期间，为缩短文件传递的周期，投资银行、中介机构与企业间，企业与所属单位间的沟通多是以电子邮件进行的。上市筹备期间每天都要产生许多电子邮件，档案人员需对每份邮件进行接收、分类后再传递给相关人员。由于这类文件在上市文件中占了很大的比重，也需进行分类整理。电子邮件的分类也要结合文件归档要求，按来文机构——专题——重要程度进行分类。先按邮件的来源进行分类，例如：投资银行要细分到每一家公司，中介机构要细分到各律师事务所等，以次类推。再将邮件按会议文件、会议纪要、上报文件等专题进行分类，最后区分重要程度按时间顺序进行排列，编流水号造册登记。在文件接收的同时做好分类工作。文件归档时，还可将此登记表作为文件移交清单同时归档。笔者认为只有档案人员在接收电子邮件时，按文件归档要求提前做好分类才能保证通过电子邮件接收的文件无一遗漏，因为这类文件资料中有可追溯历史的数据库，是企业的宝贵财富，是企业进入资本市场的重要依据，必须作为电子文件进行归档。

3.要结合实际采用灵活的借阅方式，确保上市筹备期间文件查证工作的顺利进行

中介机构工作的开展始终依赖于企业档案，上市工作以查阅档案为主。从文书档案、科技档案、财务档案到荣誉奖项档案几乎覆盖了企业发展的全过程。提供档案的利用是档案人员的职责，他们的辛苦奉献一直伴随着上市筹备工作的进行。

上市机构工作人员都是从各部门抽调的精兵强将，一人负责多项工作。上市机构的档案人员也要面对几十位律师与中介机构人员，为解决中介机构多，查阅文件的频率高且集中的特点，档案人员应采用灵活机动的借阅方式，满足利用者的需求。我们采用了方便可行的开架借阅，针对不同中介人员借阅文件侧重点的不同，多数文件完全开架借阅，针对查阅较集中的重要文件，就严格按借阅制度办理手续并限制利用期限，此做法既防止造成借阅文件的失控又能采取主动。开架借阅既满足了中介机构随时利用的问题，又提高了文件资料的利用率，同时也增加了造成文件顺序混乱的频率，为减少此类事件的发生，档案人员每天的首要任务就是检查文件排架及卷内文件顺序，发现问题及时纠正，这样做虽然很辛苦，但在文件管理方面能起到防微杜渐的作用。

上市成功后应注意归档文件的管理

上市成功后，上市筹备期间收集整理的文件资料都要归档，由档案人员鉴定其价值确定保管期限，针对不同的文件准确分类并采用相应的保管方式。

1.需对上市文件进行集中统一管理

在上市过程中形成了大量的文件，比如董事会形成的会议决议、决定、各种报告，这既是上市公司成立乃至今后发展的依据性文件，又是投资者用以决策投资的重要文件。这些文件应集中统一管理并永久保存，才能保障上市文件的完整与安全。上市后有的业务人员提出上市文件应由其单独保管，但他们不可能像档案人员那样，将收集来的文件整理、编目，借阅时有严格的手续。随着时间的推移人员的变动，这些文件很有可能会散失得无影无踪，那将给企业造成巨大的损失。只有档案人员尽职尽责的整理好保管好上市档案，为利用者提供方便快捷的服务，才能使档案发挥出更大的作用。

2.应根据上市文件的特点对其进行准确的分类管理

有的档案人员在上市工作之初，就被选调到上市筹备机构工作。在工作中他们更能了解文件的形成规律及特点，能够认识到文件的重要性，在文件的管理工作中能清楚地对文件进行分类整理，也有利于筹备文件与上市公司文件归档的衔接。上市成功后需要加以整理的文件资料数量巨大，这些文件资料中有些是要作为档案进行归档的，有些是要作为资料整理利用的。上市筹备机构是临时的机构，它所进行的每一项工作都涉及各部门，都要由他们配合推进，对外上报、下发的文件也都是按部门职责由他们起草行文，按其来源就应明确文书档案应按年度——组织机构——问题进行分类组卷/件。如：上市公司在改制过程中形成的改制文件、土地评估文件都是证明其出资形式的依据性文件，不仅现在而且将来乃至上市公司破产后都具有凭证作用。另一部分文件是由上市筹备机构收集的，与各职能部门没有直接的关系，就可按项目文件归入科技档案。

另外，还要根据文件重要程度来决定其整理与保存的方式。例如：筹备期间所属单位上报的基础性验证材料，包括企业成立、资产证明、资质证明等，都是中介机构要作为法律意见书的附件上报受理机构的，但这些文件都是复制件，原件都在上报单位档案部门保存。从档案的性质来讲复印件只具有参考价值而不具备法律效力，但从实际价值来看，这些材料汇总在一起就是上市前集团的全部家底，对集团是非常宝贵的，所以我们对其采取了数字化处理方式，这既符合了复印件不能作为档案保存的规定，又保存了文件内容自身的价值，既方便了利用，又节约了存储空间。

资料链接：

1997年9月29日，江苏永鼎股份有限公司股票在上海证券交易所挂牌上市。总股本：13500万股，本次上市流通股本：3500万股， 证券代码：600105， 股票简称：永鼎光缆。

2000年5月29日，吴江丝绸股份有限公司股票在深圳证券交易所挂牌上市。总股本:41800万股，本次上市流通股本:4050万股，证券代码:0301 ，股票简称:丝绸股份。

2003年8月22日，江苏亨通光电股份有限公司在上海证券交易所挂牌上市。总股本：12612万股，本次上市可流通股本：3500万股，沪市股票代码：600487股票简称：亨通光电。

2007年4月18日，江苏新民纺织科技股份有限公司在深圳证券交易所挂牌上市。发行后总股本：10878.70万元，首次公开发行股票增加的股份：2800万股，股票代码：002127，股票简称：新民科技。